Puzzelen met IT: verhuizing applicaties en migratie e-mail & filesharing

Om goed samen te kunnen werken, worden alle mailboxen en bestanden van UMG en IAK naar de Aon-omgeving overgezet. Daarnaast verhuizen alle applicaties van UMG en IAK naar twee Europese Aon-datacentra. De verhuizing moet naast kostenbesparing, leiden tot betere beveiliging en meer zekerheid. Veel is al gebeurd, maar we zijn er nog lang niet.

Migratie Mailboxen

De migratie van UMG-mailboxen naar de Aon-omgeving is zeer succesvol verlopen. De vroegere UMG-collega’s kunnen nu zowel in hun oude omgeving als op hun Aon-laptops hun mail openen. “Ze zien in beide gevallen dezelfde mailbox. Ook de agenda’s kunnen nu worden gedeeld”, vertelt Donald van Gasteren, Programmamanager. De migratie van IAK-mail volgt in het derde kwartaal. “Die omzetting is complexer, omdat het IAK-datacentrum nog niet volledig geïntegreerd is met de Aon-omgeving.”


Filesharing

Dat speelt ook een rol bij de migratie van UMG- en IAK-documenten naar de Aon-netwerkschijven. Ook hier worden eerst de UMG-documenten gemigreerd. Donald: “‘Copy-paste’ werkt hiervoor niet. Het is een hele puzzel om alle bestanden (19 terabytes =19.000 GB!) op de juiste plaats te krijgen. Dat komt, omdat in het nieuwe Aon veel nieuwe teams zijn ontstaan en collega’s een andere plek in de organisatie hebben gekregen. De vraag is dan wie welke bestanden moet krijgen, zonder dat we duplicaten krijgen.”


Verhuizing applicaties

De twee Aon-datacentra, één in Duitsland en één in Engeland, zijn aan elkaar gekoppeld. “Dat geeft een extra garantie, omdat ze elkaars backup zijn.”, legt Donald uit. De verhuizing van de tweehonderdvijftig applicaties vanuit de drie datacentra van UMG en IAK gebeurt niet in één keer. Donald: “We moeten iedere applicatie opnieuw installeren, configureren en testen. En daarna koppelen met applicaties die samenwerken op zowel de nieuwe als tijdelijk nog op de oude locaties. Een complexe klus.” De start van de verhuizing van datacentra staat gepland voor het vierde kwartaal en zal waarschijnlijk ook nog geheel 2020 duren. Veel merken we er niet van, verwacht Donald. “Het omzetten gebeurt steeds in het weekend en ’s nachts. Slechts bij een paar applicaties zal dit wat meer tijd kosten. Collega’s die met deze applicaties werken, worden hierover tijdig geïnformeerd.”

Donald van Gasteren