Petrosjan Damen


Centralisatie postkamer vergroot efficiency

In Breda komt de centrale postkamer van Aon voor Nederland. Eindhoven, Amsterdam en Rotterdam zijn al over. De overige kantoren sluiten later aan. Uiteindelijk zal hiermee de efficiency toenemen. Programmamanager Petrosjan Damen: “Centralisatie bespaart kosten, en optimalisatie vergroot gebruiksvriendelijkheid. Zo gaat fysieke inkomende post straks digitaal naar de iedereen. De stap naar het digitaliseren van fysieke post zetten we pas later dit jaar.”


Waarom centralisatie?

De hoeveelheid fysieke post neemt al jaren af en die trend zet door. Petrosjan: “Met centralisatie creëren we schaalgrootte, dat geeft een optimale balans tussen kwaliteit en kosten. En door bijvoorbeeld het grotere team neemt onze kwetsbaarheid af, terwijl we de continuïteit waarborgen. Xerox voert de werkzaamheden uit. Deze specialist heeft de schaalgrootte, kennis en ervaring die Aon ontbeert.”


Goed gevuld profiel in PeopleFinder zorgt voor jouw post

Het bulkprintwerk vindt voortaan plaats in Breda. En inkomende fysieke post gaat eerst naar Breda, en van daaruit naar de afdelingen van de locaties die al over zijn. In de eerste fase van het proces geeft dit ietwat vertraging.

Petrosjan: “Voorlopig ontvangt iedereen fysieke post een dag later. Verder kan het zijn dat post niet meteen bij de juiste persoon aankomt door de vele wijzigingen die de afgelopen maanden hebben plaatsgevonden binnen onze organisatie. Het is daarom erg belangrijk dat iedereen zijn profiel in PeopleFinder op intranet checkt en aanvult als dat nodig is. Graag doe ik een beroep op het tonen van eigenaarschap en collegialiteit: Krijg je een poststuk van een ander? Geef het aan de juiste persoon! Zijn het continue dezelfde foutieve stukken? Laat het de postkamer dan weten, zodat zij het proces kunnen verbeteren.”


Optimalisatie als finishing touch

In de optimalisatiefase verbetert het proces nog meer. Petrosjan: “In deze fase gaan we processen slim stroomlijnen. Fysiek inkomende post wordt via de postkamer in Breda direct gedigitaliseerd doorgestuurd naar de betreffende collega. Bovendien, digitalisatie maakt dat we snel overzicht hebben van inkomende en uitgaande post. En dat verbetert het klantbeeld. Dat is pure winst.”

Heb je vragen of wil je graag iets delen met de postkamer, stuur dan gerust een mail: postkamer.breda@aon.nl


Petrosjan heeft zijn opdracht bij Aon inmiddels afgerond. Peter op ‘t Ende heeft zijn taken overgenomen.